会議や移動時間の削減
2018年4月3日の日経に、リクルートの執行役員の野口孝広さんのオピニオンが出ていました。働き方改革時代の社内対話の話です。
- 働き方改革でテレワークを導入
- 社内コミュニケーションが希薄化
- ＳｌａｃｋやマイクロソフトＴｅａｍｓなどの、ビジネスチャットを導入
- 離れていてもリアルタイムにコミュニケーション可能
- 不要な会議や移動時間が減って時間創出
- 対面以上のスピードで意見やアドバイスが発生
- 顧客対応・意思決定などが速くなり、チームの関係性も向上
- 一方、ビジネスチャットはマネジメント次第
- 使用方法をメンバー主体で検討など、チャットしやすい雰囲気づくりが重要
- 管理職はメンバー同士のアドバイスが活発になるように見守り、手助け
- トップダウン型のコミュニケーションには不向き
- マネジメントスキルが、ビジネスチャットのコミュニケーションでは、より重要
大略、このようなものですが、詳しくは日経でご確認ください。
コメント
最近、TOEICのテストで、ビジネスチャットを活用したコニュニケーションと思われる問題が良く出てきます。アメリカでは、非常に一般的なコミュニケーションの方法なのだと思います。
今の事務所でも、チャットシステムがありますが、使い方がだいぶちがうように思います。そもそも、モバイル環境は基本無いので、まず、事務所に来ることが要請されます。
そして、事務所内では会話ではなく、仕事をもくもくとこなすのですが、上司に意見を聞くとか、翻訳の人との時間調整が必要になります。あるいは、添付ファイルの共有が必要になります。そのとき、チャットソフトを使うようです。
そこに人がいるのに、チャットソフトでコミュニケーションするのは、IT関係の仕事や技術系の業務ではあるのでしょうが、一般の企業ではありませんでの、驚きました。
一方、emailでのコミュニケーションは、一日、200件を超えるような状態では、自分が絶対やらないといけないもの以外は、既読確認をするのがやっとになります。
現在の特許事務所の商標の仕事は、紙の書類をPDF化して、それをemailでやり取りすることがメインです。
必要情報は、限定的ですので、ソフトを共通化して、それに源流に近い人が、打ち込む方式の方が、無駄はありません。
例えば、マークアイやブライツのクラウド型の管理システムは、そこに情報が入っていますので、PDFやメールでの連絡は、注意喚起や確認程度の意味になります。
将来は、海外からでデータも、WIPOのGlobal Brand Databaseのようなものにすべて格納され、必要情報は、そこで確認する時代になりそうです。これと、上述のクラウド型の管理システムの整合性がとれれば、事務管理は、だいぶ変わります。
企業も事務所も、コツコツと、データ入力をする時代ではなくなる可能性があります。
そもそも、企業が経営上で必要としている情報と、事務所が案件管理のために必要としている情報もだいぶ違います。このあたりを理解した上で、システムを組まないと無駄が生じます。
現在主流のやり方は、早晩崩れ、新しい方法にシフトすると、発明検討会や商標出願戦略立案により時間をさけると思います。
事業継続性のためにも、働き方の満足度向上のためにも、テレワークは重要です。以前の職場の経験では、海外出張時の方が、メールをみたり、電話で会話したりしやすかったと思います。
この辺りをどうするかで、事務所での仕事のやり方が変わると思います。
SlackやTeamsを使ったことがないので、実際の使い勝手は不明なのですが、TOEICの問題のように、数年先には日本でも一般的になるのではないでしょうか。
