Googleスプレッドシート、Zoom、Slack、Notionなど
はつな弁理士法人に転職して、まず驚いたのは、業務で使用するソフトにマイクロソフト系があまりない点です。その代わりにGoogleなどのソフトを使っています。
Windows3.1、Windows95の時代から、マイクロソフトのOfficeソフトにお世話になりましたが、Officeソフトを使わなくて良い時代になったんだと実感しました。
はつな弁理士法人の業務では、cotoboxシステムという強力なコミュニケーションツールがあるので、そもそもwordが不要です。
次に、表計算ソフトについては、excelではなく、Googleのスプレッドシートを使います。一番大きな違いは、「保存」が不要ということです。昔よくあった、何時間もかけて作ったexcel表が保存できずに消えてしまったということがありません。
自前のファイルサーバはありません。クラウドのGoogleドライブに、作った表などは自動で格納されます。
「保存」という行為がいらないのは、最近のマイクロソフト365でも同じであり、One Diveに自動保存できるのだろうと思いますが、従来の共用ドライブやデータ保存の方法に慣れているので、まだ、あまり皆さん使っていないのではないでしょうか。
また、テレビ会議は、Teamではなく、Zoomです。これは、これまでも使うことがあったので、違和感はありません。
ただし、運用が異なり、週に2日ミーティングがあり、報告があったり、勉強会をしたりしています。
次に、Slackです。これが一番強烈です。ビジネスチャットのソフトとは知っていました、単なるチャットソフトではありませんでした。
チャネルが沢山あり、どんどん書き込みがあります。私にもメンションがあるので、確認の絵文字をつけたり、即答してどんどん処理していかないと置いてけぼりになります。
内部の連絡はすべてこのSlackです。外部とも使えるようですが、まだ十分使いこなせていません。まだ、そこまで使えていませんが、Slackは電話にも、テレビ会議システムにもなるそうです。
リモートワークが基本の事務所であり、まだ、全員をお会いしていないのですが、Zoomでの週2回のミーティングやSlackがあることで、隣で仕事をしているような錯覚を覚えます。
そして、Notionというソフトです。Notionは、イントラや共用サーバーの代わりになるものです。WordやPowerPointを作る程度の感じで、簡易なイントラネットサイトが簡単に出来上がります。
これに招待機能をつけて、例えばWebデザインを検討してもらっているデザイン会社などと情報共有をすることも可能なようです。
外部との連携に、SkackやNotionの中間のような、ChatWorkも使い始めました。
先ほどのSlackにも、Googleドライブにも、ほとんどのものに招待機能があります。
協業というほどのことはないですが、情報共有に、excelで書類を作り、データを保存し、それをemailソフトで送るという作業手順がなく、時間が短縮できます。
この話を何人かにしたのですが、スタートアップ、ベンチャーでは、Googleスプレッドシート、Slack、Notionであり、これらを使うことは標準的な話のようです。
一方、中小企業や、大企業では、導入はまだ一部のようです。
これらのソフトに影響を受けて、マイクロソフト365になっているのだと思いますが、マイクロソフトのソフトを使っていると、過去のアーカイブに引っ張られて、運用を旧態依然の方法で行うために、折角の価値を引き出すことが、なかなかできなように思いました。
特許事務所では、電子出願導入以前からある事務所と、電子出願導入後にできた事務所で、ペーパーレスの程度が違います。
しかし、ペーパーレスの進んだ事務所でも、Wordを重視している人が多いので、新しくできた事務所でも、スタートアップやベンチャーのように、すぐにGoogleソフトやSlackとはなりにくいとは思いますが、どこかで、切り替えが必要な時期が来るかもしれないなと思いました。
知らない間に変化が起こっているようです。
